最近、自動化技術がビジネスの世界でますます重要性を増しています。特に、Microsoftが提供するPower Automate Desktop（以下PAD）は、労働者の定型業務を減らし、効率的な業務プロセスを実現するための強力なツールです。PADは、ノーコード・ローコードのアプローチを取っており、プログラミングの知識がなくても簡単に業務プロセスの自動化ができます。この記事では、PADの特徴や効果的な使い方、さらにはデータ自動集計のためのフロー作成方法などについて詳しく解説します。ビジネスの効率化に興味のある方は、ぜひ読んでみてください。
1. Power Automate Desktopとは？
Power Automate Desktop（以下PAD）は、Microsoftが提供するRPAツールです。PADは、Power Automateのサービスの1つであり、デスクトップでの業務プロセスの自動化を担当しています。
PADは主に以下のような機能を備えています：
- ノーコード・ローコードで業務を改善：PADは、ノーコード・ローコードのアプローチを取っており、プログラミングの知識がなくても業務プロセスを自動化することができます。非エンジニアの方でも比較的簡単に使いこなすことができるため、定型作業や日常業務の効率化に役立ちます。
- デスクトップでの作業自動化：PADはデスクトップ上での作業を自動化することができます。例えば、Webサイトから情報を取得したり、Excelファイルの操作を行ったり、PDFの操作やUI操作を行ったりすることができます。また、条件設定やループ処理も簡単に作成することができます。
- フレキシブルな利用：PADは無償版や有償版があり、個人レベルから組織レベルまで幅広く利用することができます。無償版ではWindows 10以降のOSでMicrosoftアカウントを利用している場合に利用できます。
PADは、業務プロセスの自動化により労働者の定型業務を減らし、より付加価値の高い業務に専念することができるよう支援しています。
主な機能や特徴を持つPADの紹介を通じて、次章からはより具体的な内容を解説していきます。
2. Power Automate DesktopとPower Automateの比較
Power Automate DesktopとPower Automateは、それぞれ異なる特徴を持っており、以下ではその比較を行います。
Power Automate Desktopの特徴
- 開発・実行環境：パソコン
- 実行方法：手動操作で実行
- コネクタ・アクション数：365アクション
- 必要なスキル：パソコンでの操作手順など
- 監視機能：エラーメッセージのみ表示
- 費用：有償または無償（有償版利用時はライセンス契約による）
Power Automate Desktopは、パソコン上で動作する自動化ツールです。パソコンの操作スキルがあれば簡単に利用できますが、手動で実行する必要があります。365種類のアクションを提供しており、それぞれの操作手順を定義することで自動化を実現します。エラーメッセージの監視機能が付いており、エラーが発生すると通知が表示されます。有償版を利用する場合はライセンス契約が必要です。
Power Automateの特徴
- 開発・実行環境：Microsoft Azure
- 実行方法：自動、予定、インスタントなどの条件指定による自動実行
- コネクタ・アクション数：690コネクタ
- 必要なスキル：コネクタに関する知識・スキル
- 監視機能：過去の履歴を含めた蓄積
- 費用：有償（契約内容による）
Power Automateは、Microsoft Azure上で動作する自動化ツールです。自動、予定、インスタントなどの条件指定により自動的に実行されます。690種類のコネクタを提供しており、様々なサービスとの連携が可能です。利用するにはコネクタに関する知識やスキルが必要ですが、高度な操作やクラウド上での自動化も実現できます。過去の履歴を含めて監視し、実行結果を蓄積することも可能です。有償版を利用する場合は契約内容によって料金が異なります。
以上がPower Automate DesktopとPower Automateの比較です。Power Automate Desktopはパソコンの操作スキルさえあれば手軽に利用できますが、自動化やクラウド上での高度な処理を行いたい場合はPower Automateが適しています。自社のニーズや利用環境に応じてどちらを選択するか検討してみてください。
3. Power Automate Desktopの特徴とできること
Power Automate Desktopは、業務の効率化に役立つ製品です。以下にその特徴とできることを詳しく説明します。
パソコンスキル不要で簡単に利用可能
Power Automate Desktopは、高度なパソコン操作スキルは必要ありません。直感的な操作方法で、基本的な操作はドラッグアンドドロップで行えます。
複数のExcelファイルをまとめることができる
Power Automate Desktopでは、複数のExcelファイル内のデータを自動的にまとめることができます。必要なデータをピックアップして収集することが可能です。
Webデータの収集やWebフォームの入力が可能
Power Automate Desktopは、Webサイトから情報を収集したり、Webフォームの入力を自動化することも可能です。Excelデータを他のExcelブックやアプリケーションに転記することもできます。
ファイルやフォルダーの操作も実行できる
Power Automate Desktopでは、ファイルやフォルダーの操作も行うことができます。コピー、移動、削除、名前の変更などの操作が可能です。また、圧縮ファイルの作成や解凍も実行することができます。
自動的な処理実行やエラーの履歴管理が可能
Power Automate Desktopの有償版を利用すると、特定の時間や条件で自動的に処理を実行することができます。また、エラー情報も蓄積され、過去の履歴として確認することができます。
これらの特徴により、Power Automate Desktopは効率的な業務処理をサポートするツールとして活用できます。
4. 活用事例と効果的な使い方
Power Automateの効果的な使い方を紹介します。さまざまな業界や業務で活用されており、以下に具体的な活用事例をいくつかご紹介します。
4.1. 承認フローの自動化
- 申請と承認の過程を自動化することで、業務効率化を実現します。
- 複雑なフロー処理も可能で、書類の不備を検出してアラートを出すなどの処理も行えます。
- 経費精算などの承認フローを自動化することで、業務効率化とペーパーレス化を同時に実現できます。
4.2. 重要なメッセージの転送
- ユーザーにとって重要なメッセージが届いたときのみ、プッシュ型通知を送ることで、確認の手間を省くことができます。
- 電話メモの自動転送や課題提出のリマインドなど、必要な情報のみを素早く伝えることができます。
4.3. コミュニケーションのログの解析
- TeamsやYammerなどのコミュニケーションツールの利用履歴を取得し、分析することで、ユーザーやチームの関与度を可視化できます。
- いいね数やコメント内容などを集計・分析し、新たなコンテンツの自動生成や改善に活かすことができます。
4.4. データの転記とファイル化
- 受け取ったメールに添付されたデータを指定の場所に転記し、ファイル化することで、手作業の負担を軽減します。
- サーバーの利用状況データを加工して自動計算し、Excelファイルに保存するなど、効率的な業務処理が可能です。
これらの活用事例は、Power Automateを使うことで効率化や生産性向上が実現できることを示しています。具体的な業務に応じて適切な使い方を考えることが重要です。自社の課題に合わせてPower Automateを活用し、業務効率化に取り組んでみましょう。
5. データ自動集計を行うフローの作成
データの自動集計を行うために、Power Automate for Desktopを使ってどのようなフローを作成するのか解説します。
① 集計管理表を起動する
まずは、集計管理表を起動します。これは、従業員の勤怠記録を集計するための主要なファイルです。このファイルを開くことで、データの転記や集計作業を行います。
② 従業員勤怠記録表から必要なデータを取得する
次に、従業員勤怠記録表から必要なデータを取得します。このデータには、各従業員の勤怠記録が含まれており、集計管理表に転記するために必要です。データの取得が完了したら、エクセルファイルは閉じます。
③ 取得したデータを集計管理表に転記する
取得した従業員勤怠記録表のデータを、集計管理表に転記します。この操作により、各従業員の勤怠データが一元管理されることになります。
④ 従業員勤怠記録表の数だけ繰り返し処理を行う
最後に、従業員勤怠記録表の数だけ上記の手順を繰り返します。これにより、全ての従業員の勤怠データを集計管理表に転記することができます。
以上がデータ自動集計のフロー作成の概要手順です。これによって、従業員ごとの勤怠データを効率的に集計し、一元管理することができます。
この手法は、他の業務にも応用が可能です。例えば、従業員の自己評価結果や店舗別の売上データなどを集計する際にも活用できます。さらに、アンケート結果の集計など、様々な業務においてPower Automate for Desktopを使用することで効率化効果を高めることができます。
以上のように、Power Automate for Desktopを使用して自動集計のフローを作成することで、効率的にデータを集計することができます。これにより、時間の節約やヒューマンエラーのリスクの低減などの効果が期待できます。是非、自社の業務にも取り入れてみてください。
まとめ
Power Automate Desktopは、ビジネスの効率化を目指す上で非常に強力なツールです。ノーコード・ローコードのアプローチを取っており、コーディングの知識がなくても簡単に業務プロセスを自動化することができます。また、データの収集やWebフォームの入力、ファイルやフォルダーの操作など、様々な処理を自動化することができます。さらに、データの自動集計にも利用できます。例えば、従業員の勤怠データや売上データなどを効率的に集計し、一元管理することができます。これにより、業務の効率化や生産性の向上が実現できます。Power Automate Desktopを活用して、自社の業務プロセスを効率化してみてください。興味のある方は、ぜひ詳細な内容を確認してみてください。
よくある質問
Q1. Power Automate Desktopはどのように使われますか？
Power Automate Desktopは、ビジネスの効率化に役立つ自動化ツールです。例えば、定型業務の自動化やデータの収集・転記、ファイル操作など様々な業務プロセスを自動化することができます。
Q2. Power Automate DesktopとPower Automateの違いは何ですか？
Power Automate Desktopは、パソコン上で動作する自動化ツールであり、手動での操作が必要です。一方、Power Automateはクラウド上で動作し、自動や予定、インスタントなどの条件指定により自動実行されます。
Q3. Power Automate Desktopを利用するために必要なスキルはありますか？
Power Automate Desktopを利用するためには、高度なパソコン操作スキルやプログラミングの知識は必要ありません。直感的な操作方法で、基本的な操作はドラッグアンドドロップで行えます。
Q4. Power Automate Desktopの価格はどうなっていますか？
Power Automate Desktopには無償版と有償版があります。無償版はWindows 10以降のOSでMicrosoftアカウントを利用している場合に利用できます。有償版はライセンス契約によって価格が異なります。